Description
Виробниче підприємство з випуску будівельних матеріалів (м. Дніпро) шукає досвідченого діловода-архіваріуса. Причина відкриття вакансії — розширення компанії та старт внутрішнього проєкту з цифровізації архівного фонду: нам потрібна людина, яка не просто зберігає папери, а вибудовує систему.
Що вас чекає в роботі:
- щоденне ведення вхідної та вихідної кореспонденції: реєстрація, маршрутизація, контроль строків виконання доручень;
- розробка та актуалізація номенклатури справ відповідно до ДСТУ та внутрішніх стандартів підприємства;
- організація архівного зберігання паперових справ 2015–2023 рр., проведення ревізії, відбір документів для знищення за актом;
- переведення частини архіву в електронний формат: сканування, індексація, завантаження до СЕД;
- робота в системі 1С:Підприємство — реєстрація договорів, контроль погоджень, відстеження статусів;
- координація із підрозділами (бухгалтерія, юридичний відділ, HR, виробництво): збір підписів, передача оригіналів, супровід до архіву;
- взаємодія із зовнішніми підрядниками зі сканування та утилізації документів.
Вимоги до кандидата:
- досвід роботи діловодом або архіваріусом від 2 років;
- впевнена робота в СЕД (перевага: M.E.Doc, Megapolis, Directum);
- знання 1С:Підприємство на рівні реєстрації документів та формування звітів;
- розуміння нормативної бази: ДСТУ 4163, Правила організації діловодства в органах виконавчої влади;
- уважність до деталей, стресостійкість у дні пікового навантаження, акуратність при роботі з оригіналами.
Особливості роботи:
Частина архіву зберігається у підвальному приміщенні з обмеженою вентиляцією — при роботі з паперовими фондами використовуються засоби захисту. Пікові навантаження — наприкінці кварталу та при підготовці до аудиту.
Умови:
- повна зайнятість, офіс у м. Дніпро (центр міста);
- графік: пн–пт, 8:30–17:30;
- офіційне оформлення, оплачувана відпустка;
- заробітна плата обговорюється на співбесіді.
Що входить у функціонал (детально):
— прийом і первинна обробка кореспонденції (паперова та електронна), її реєстрація у журналi та пріоритизація для виконання; типовий обсяг — до 80–120 позицій на день;
— організація процедур сканування, перевірка якості оцифрування (роздільна здатність, орієнтація, наявність метаданих), індексація з повним набором полів (дата, контрагент, номер справи, ключові мітки) та завантаження в 1С:Документообіг згідно корпоративних шаблонів;
— формування номенклатури справ та архівних описів, підготовка пакетів для передачі на тривале зберігання або утилізацію за політикою зберігання документації;
— підготовка проєктів наказів, службових записок, супровідних листів, складання реєстрів передачі документів для бухгалтерії; контроль виконання доручень через внутрішні журнали/реєстри;
— робота з первинними документами (акти, накладні, рахунки) в контакті з бухгалтерією; маркування оригіналів та організація доступу до архіву;
— участь у покращенні внутрішніх регламентів, інструкцій з діловодства, навчання співробітників з основ роботи в СЕД та процедур обробки документів.
Кого шукаємо:
— освіта вища або середньо-спеціальна (документознавство, управління, право або суміжні галузі);
— практичний досвід у діловодстві/архівах від 2 років; досвід з 1С:Документообіг або іншими СЕД буде суттєвою перевагою;
— уважність до деталей, вміння працювати з конфіденційною інформацією, системне мислення;
— вміння організувати порядок у великих масивах документів і налагодити процеси передачі та приймання документів.
Умови роботи:
— офіційне працевлаштування з першого дня, повний соцпакет;
— графік пн–пт 08:30–17:30, обід 1 год.; можливі поодинокі виїзди в області для супроводу передачі документів;
— робоче місце з ПК, МФУ (сканування / друк), доступ до архівних стелажів 2015–2023 рр.;
— заробітна плата — 29 000 грн, виплата двічі на місяць; можливість перегляду зарплати за результатами роботи.