Description
Średniej wielkości firma produkcyjna z branży materiałów budowlanych, posiadająca swój zakład w okolicach Poznania, poszukuje doświadczonej osoby na stanowisko Specjalisty ds. Zarządzania Dokumentacją (Document Control Specialist) do naszego zespołu administracyjnego. Rozwijamy się dynamicznie, a w związku z wdrożeniem nowego systemu ECM oraz projektem pełnej digitalizacji naszego archiwum zakładowego, szukamy kogoś, kto nie tylko uporządkuje dokumenty papierowe, ale też pomoże nam zbudować spójny cyfrowy obieg informacji od podstaw.
Twój codzienny zakres zadań:
- Rejestrowanie, klasyfikowanie oraz dekretowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej w systemie ERP/workflow (dzienny wolumen to około 80–120 pism);
- Nadzór nad jednolitym rzeczowym wykazem akt (JRWA) oraz dbanie o zgodność procedur z polskimi normami archiwalnymi i przepisami prawa pracy;
- Przeprowadzenie audytu i segregacji dokumentacji archiwalnej z lat 2015–2023, w tym przygotowywanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej i nadzór nad bezpiecznym jej niszczeniem;
- Koordynowanie procesu digitalizacji: skanowanie fizycznych dokumentów, weryfikacja jakości cyfrowych kopii, indeksowanie metadanych (data, kontrahent, numer umowy, tagi) oraz ich wprowadzanie do platformy ECM;
- Obsługa bieżących procesów w systemie ERP – wprowadzanie umów handlowych, monitorowanie ścieżek akceptacji, kontrola statusu dokumentacji finansowej;
- Ścisła współpraca z działem księgowości, kadr oraz produkcji w zakresie terminowego przekazywania dokumentów źródłowych do archiwum;
- Kontakt z zewnętrznymi firmami outsourcingowymi (skanowanie wysokonakładowe, niszczenie dokumentów, przechowywanie akt).
Nasze oczekiwania:
- Minimum 2 lata doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku (archiwista, specjalista ds. document control, referent kancelaryjny);
- Praktyczna znajomość systemów klasy ECM lub DMS (np. SharePoint, Laserfiche, OpenText lub pokrewne);
- Doświadczenie w pracy z modułami dokumentowymi systemów ERP oraz generowaniu raportów;
- Zrozumienie standardów zarządzania dokumentacją i archiwizacji (znajomość przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym będzie dużym atutem);
- Skrupulatność, doskonała organizacja pracy własnej oraz dbałość o poufność danych.
Kilka słów o warunkach pracy:
Część archiwum fizycznego mieści się w przyziemiu budynku administracyjnego – zapewniamy odpowiednie środki ochrony indywidualnej do pracy z zakurzonymi aktami. Okresowe spiętrzenia zadań występują głównie na koniec kwartałów oraz w trakcie audytów rocznych.
Co oferujemy:
- Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę bezpośrednio w naszej firmie w Poznaniu;
- Pracę w pełnym wymiarze godzin (poniedziałek – piątek, 8:00 – 16:00);
- Pakiet benefitów (prywatna opieka medyczna, karta sportowa, ubezpieczenie grupowe);
- Wynagrodzenie: 7500 zł brutto miesięcznie, z możliwością rewizji stawki po okresie próbnym (3 miesiące).